Rýchle a presné určovanie polohy: geografická distribučná mapa celej archívnej miestnosti je uložená na mobilnom mieste inšpekčného zariadenia, ktoré dá kontrolovaným archívom pokyny na geografickú polohu a realizuje rýchle operácie vyhľadávania a archivácie.
Jednoduchá inventarizácia: použitie zariadenia na okamžitú kontrolu RFID môže rýchlo dokončiť inventarizáciu, kontrolu chýb a uloženie archívov do políc. Môže výrazne znížiť záťaž zamestnancov knižnice, zefektívniť správu archívov a znížiť chybovosť pri výpožičných a archivačných činnostiach.
Presná evidencia informácií o spisoch: osoby, ktoré spracovávajú, vypožičiavajú, požičiavajú a zakladajú spisy, sú všetky automaticky evidované systémom, aby sa predišlo manuálnym chybám a zabezpečila sa presnosť pôvodných údajov informačného systému na správu spisov a poskytovali skutočné -časový dotaz na stav súboru a tlač zostavy.
Správa dávkového požičiavania, archivácie a registrácie: Správa súborov je veľmi komplikovaná práca. Existuje len málo pracovníkov správy súborov a veľa ľudí, ktorí si chcú požičať súbory. Technológia RFID sa používa na realizáciu modernizácie a automatizácie správy súborov, zníženie pracovnej náročnosti archivárov pri súčasnom zvýšení efektivity práce a na pomoc knihovníkom pri realizácii automatického požičiavania, archivovania a registrácie dávkových súborov.
Súborový RFID štítok môže voľne ukladať a meniť informácie: elektronický štítok má veľkú kapacitu prístupu k údajom a uložené informácie možno voľne meniť, čo poskytuje pohodlie pri správe obsahu súboru a iných informácií.
Záruka bezpečnosti: pracovníci správy súborov si môžu požičať a archivovať súbory až po prihlásení do systému správy súborov RFID overením identity. Systém vás upozorní na nelegálne vyberanie súborov. Informácie o značke môžu byť tiež zašifrované.
